Politique de
confidentialité.

DictIA Inc., société par actions immatriculée au Registre des entreprises du Québec sous le NEQ 1181949562, ayant son siège au 77, chemin de la Seigneurie, Inverness (Québec) G0S 1K0. La présente politique porte sur les renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire du site web dictia.ca. Elle est publiée conformément à l'article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) (la « Loi »). Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), conformément à l'article 3.1 de la Loi : Allison Rioux, Cheffe de la direction. Ses coordonnées figurent au bas de cette page.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites ci-dessous. Voici ce que chaque outil du site recueille réellement : • Formulaire de contact : nom, courriel, téléphone, entreprise, service d'intérêt et contenu de votre message. • Demande de soumission (page Site web) : nom, entreprise, courriel, téléphone, forfait et options choisis, ainsi que les notes que vous ajoutez. • Diagnostic : votre courriel et vos choix de consentement. • Téléchargement d'une ressource : votre courriel et la page d'où vous la téléchargez. • Assistant virtuel du site (Ben) : les messages que vous écrivez, votre voix si vous choisissez le mode vocal, et un identifiant de conversation. Si vous donnez vos coordonnées dans la conversation, elles peuvent être inscrites dans notre gestion de la relation client ; le contenu de la conversation, lui, n'y est pas versé. • Prise de rendez-vous : les renseignements que vous saisissez dans le calendrier de réservation de HubSpot, auquel vous accédez par un lien (prénom, nom, courriel, entreprise, besoin, et les courriels des personnes que vous invitez). Le rendez-vous est inscrit dans l'agenda Google de DictIA. • Journaux d'accès : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages demandées, date et heure, recueillis par le fournisseur d'hébergement. • Pages du blogue : votre adresse IP est reçue par Sanity, qui diffuse les images du blogue. • Mesure d'audience (seulement si vous y consentez) : identifiant de navigateur, pages consultées, provenance, type d'appareil, paramètres des adresses de page, et vos actions : clics sur les boutons et sur un numéro de téléphone ou un courriel, copier-coller, interactions avec les formulaires et liens sortants. Rybbit n'enregistre pas vos sessions (pas de reprise de votre navigation). Voir la section sur les technologies de collecte. • Ligne téléphonique (+1 581-802-0877) : votre voix (enregistrement et transcription), votre numéro de téléphone et ce que vous dites, notamment votre nom, votre entreprise, votre courriel et votre besoin si vous les donnez. Voir la section « Ligne téléphonique ». Ce site lui-même ne recueille aucun enregistrement audio ni aucune empreinte vocale. Il ne recueille pas non plus de données de paiement : lorsque DictIA vous envoie un lien de paiement, celui-ci mène à une page de Stripe (États-Unis), qui traite ces données.

Vos renseignements sont utilisés pour : • répondre à vos demandes d'information, de soumission, de diagnostic ou de rendez-vous, et assurer le suivi qui en découle ; • vous répondre par l'assistant virtuel ou par la ligne téléphonique, et prendre rendez-vous ; • vous transmettre la ressource téléchargeable que vous avez demandée ; • mesurer la fréquentation du site et améliorer son contenu, si vous y avez consenti ; • assurer la sécurité du site et respecter nos obligations légales. Nous n'utilisons pas vos renseignements pour de la publicité ciblée. Le courriel fourni pour télécharger une ressource ne sert qu'à vous la transmettre. Celui du diagnostic ne sert à vous envoyer des communications commerciales que si vous cochez la case facultative prévue à cette fin. Au sein de DictIA, vos renseignements sont accessibles à la direction, aux personnes qui répondent à vos demandes et en font le suivi, et à la personne responsable de la technologie, seulement dans la mesure nécessaire à leurs tâches.

Le consentement est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques (art. 14 de la Loi). • En nous transmettant volontairement vos renseignements après avoir pris connaissance des fins annoncées au moment de la collecte, vous consentez à ce qu'ils soient utilisés pour ces fins (art. 8.3). • Pour les outils de mesure d'audience, le consentement est demandé séparément, outil par outil, avant leur activation. Il est désactivé par défaut. • Pour les communications commerciales, une case distincte et non cochée par défaut vous est présentée. Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, chaque courriel commercial contient notre identification, nos coordonnées et un moyen de vous désabonner ; nous traitons votre désabonnement dans les 10 jours ouvrables. Votre consentement ne vaut que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles il est demandé (art. 14). Ce site ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans : nous ne recueillons pas sciemment de renseignements à leur sujet sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale (art. 4.1). Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps : pour les outils de mesure, au moyen du lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page ; pour le reste, en écrivant au RPRP. Le retrait n'a pas d'effet sur les traitements déjà effectués.

Le site utilise deux outils de mesure d'audience, qui attribuent un identifiant à votre navigateur pour reconnaître vos visites et analyser l'usage du site : • Google Analytics (Google LLC, États-Unis) : dépose des témoins (_ga) ; • Rybbit, outil de mesure exploité par DictIA au Québec : enregistre dans votre navigateur un identifiant aléatoire qui permet de reconnaître vos visites successives, et note vos actions sur le site (clics sur les boutons, copier-coller, interactions avec les formulaires, liens sortants). Google Analytics déduit aussi votre localisation approximative (pays, ville) à partir de votre adresse IP. Ces outils analysent votre navigation (pages consultées, provenance, appareil) à des fins statistiques ; au sens de la Loi, cela peut constituer du profilage. Ces fonctions ne sont activées que si vous les acceptez dans le bandeau. Dans Google Analytics, nous n'accédons qu'à des statistiques agrégées : il ne nous permet pas de vous identifier. Google n'y conserve pas votre adresse IP complète, et les données détaillées de mesure y sont conservées 2 mois. Ni l'un ni l'autre n'est activé avant votre choix. Le bandeau de consentement vous offre « Tout refuser », « Tout accepter » ou « Personnaliser ». Votre choix est conservé 12 mois, après quoi il vous est redemandé. Refuser ne vous empêche pas d'utiliser le site. Le détail de chaque témoin et la façon de modifier votre choix figurent dans les deux sections qui suivent.

Un témoin (cookie) est un petit fichier déposé sur votre appareil par un site web. Nous utilisons aussi le stockage local de votre navigateur (localStorage), qui joue un rôle semblable. Le site n'utilise aucun témoin publicitaire. Strictement nécessaires — aucun consentement requis : • dictia-cookie-consent — stockage local — mémorise votre choix (outils acceptés ou refusés, date et version du texte) — valide 12 mois, puis redemandé ; • dictia-ia-dl-unlocked — stockage local — mémorise que vous avez accédé aux ressources téléchargeables — valide 12 mois, puis redemandé. Mesure d'audience — avec votre consentement, outil par outil : • _ga et _ga_<identifiant> — témoins de Google Analytics — distinguent les visiteurs et les sessions — jusqu'à 24 mois ; • rybbit-visitor-id — stockage local, Rybbit — reconnaît un visiteur qui revient — jusqu'à son effacement. L'assistant virtuel n'écrit rien dans votre navigateur : l'identifiant de conversation n'existe qu'en mémoire, le temps de la page. Sites tiers : le calendrier de rendez-vous de HubSpot s'ouvre sur le site de HubSpot, qui applique ses propres témoins. Si DictIA vous envoie un lien de paiement, il s'ouvre sur une page de Stripe, qui applique aussi ses propres règles.

Retirer ou modifier votre choix est aussi simple que de le donner : • le lien « Gérer mes témoins » au bas de chaque page rouvre le bandeau avec vos réglages actuels ; • le bouton « Retirer mon consentement », plus bas sur cette page, efface votre choix, les témoins de Google Analytics, l'identifiant Rybbit et la mémorisation d'accès aux ressources, puis recharge la page. Vous pouvez aussi effacer les données de site avec votre navigateur : • Google Chrome : Menu > Paramètres > Confidentialité et sécurité • Mozilla Firefox : Menu > Paramètres > Vie privée et sécurité • Apple Safari : Réglages > Confidentialité • Microsoft Edge : Paramètres > Cookies et autorisations de site • Safari sur iPhone ou iPad : Réglages > Safari > Avancé > Données de sites web • Chrome sur Android : Menu > Paramètres > Confidentialité et sécurité > Effacer les données de navigation

Ben est un assistant automatisé fonctionnant par intelligence artificielle, le même qui répond à notre ligne téléphonique. Un avis vous l'indique avant le premier message, et rien n'est transmis (l'outil n'est même pas chargé) tant que vous n'avez pas confirmé. • La conversation est traitée par ElevenLabs (États-Unis), qui fait appel à un modèle d'intelligence artificielle pour produire la réponse. Elle peut être enregistrée et transcrite pour vous répondre et améliorer le service. • Le mode vocal est facultatif : votre micro n'est utilisé que si vous cliquez sur le bouton du micro, et votre voix est alors traitée par ElevenLabs de la même façon. • Si vous demandez un rendez-vous, ou si vous donnez vos coordonnées, elles peuvent être inscrites dans notre gestion de la relation client, HubSpot (États-Unis), et un courriel peut être envoyé à l'équipe de DictIA afin de vous répondre. • N'écrivez aucun renseignement sensible (santé, situation financière, numéro d'assurance sociale, etc.). Si vous en transmettez quand même, écrivez au RPRP pour en demander la suppression. Ben répond à vos questions : aucune décision à votre sujet n'est prise exclusivement par un traitement automatisé. Si vous préférez ne pas utiliser l'assistant, vous pouvez nous joindre par le formulaire de contact, par courriel ou par téléphone.

Vous pouvez joindre DictIA au +1 581-802-0877. Cette ligne est répondue par un assistant vocal automatisé (intelligence artificielle), pas par une personne. • Les appels sont enregistrés et transcrits. Un message au début de l'appel vous en informe. • Sont recueillis : votre voix (enregistrement et transcription), votre numéro de téléphone et ce que vous dites, notamment votre nom, votre entreprise, votre courriel et votre besoin si vous les donnez. • Fournisseurs : Twilio (téléphonie), ElevenLabs (assistant vocal, enregistrement, transcription) et Google (analyse de l'appel après coup), tous aux États-Unis. Pour fixer un rendez-vous, vos coordonnées sont aussi inscrites dans notre gestion de la relation client, HubSpot, et dans l'agenda Google de DictIA. • Les enregistrements et les transcriptions sont conservés par ElevenLabs ; leur durée maximale de conservation est en cours de définition. Si vous préférez ne pas être enregistré, écrivez-nous ou utilisez le formulaire de contact. Pour demander l'accès à un enregistrement ou sa suppression, écrivez au RPRP.

DictIA ne vend, ne loue ni n'échange vos renseignements personnels. Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, dans la mesure nécessaire : • Cloudflare, Inc. (États-Unis) : hébergement et diffusion du site, journaux d'accès. • Google LLC (États-Unis) : réception et courriels des formulaires de contact, de soumission et de diagnostic, agenda des rendez-vous ; Google Analytics, si vous y consentez. • HubSpot, Inc. (États-Unis) : gestion de la relation client (demandes de soumission, téléchargements, contacts), calendrier de prise de rendez-vous. • Sanity (États-Unis) : diffusion des images du blogue ; reçoit votre adresse IP lorsque vous consultez une page du blogue. • Stripe (États-Unis) : paiement, sur sa propre page, lorsque DictIA vous envoie un lien de paiement. • Twilio (États-Unis) : téléphonie de la ligne +1 581-802-0877. • ElevenLabs (États-Unis) : assistant virtuel du site (texte et voix) et assistant vocal de la ligne téléphonique, enregistrement et transcription des conversations et des appels. • Google (États-Unis) : analyse des appels après coup (Gemini), en plus des services listés plus haut. Vos renseignements peuvent aussi être communiqués lorsque la loi l'exige.

Vos renseignements ne sont conservés que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis : • Demandes transmises par un formulaire (y compris les contacts créés dans notre gestion de la relation client) : le temps de traiter votre demande et d'en faire le suivi, puis 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à ce que vous demandiez leur suppression ; • Journaux d'accès : selon les paramètres de conservation de notre fournisseur d'hébergement (Cloudflare) ; • Conversations avec l'assistant virtuel du site : conservées par ElevenLabs, comme les appels ; leur durée maximale de conservation est en cours de définition. Les coordonnées que vous y donnez, le cas échéant, suivent la durée prévue plus haut pour les demandes ; • Appels à la ligne téléphonique : les enregistrements et les transcriptions sont conservés par ElevenLabs ; leur durée maximale de conservation est en cours de définition ; • Mesure d'audience : données détaillées de Google Analytics 2 mois, témoins Google Analytics jusqu'à 24 mois ; identifiant Rybbit jusqu'à ce que vous l'effaciez ou retiriez votre consentement ; adresse IP dans les journaux techniques de notre serveur Rybbit, environ 30 jours ; votre choix de consentement, 12 mois. Lorsque les fins de la collecte sont accomplies, la Loi exige de détruire ou d'anonymiser les renseignements (art. 23).

Les communications entre votre navigateur et le site sont chiffrées (HTTPS / TLS). Nous limitons les renseignements recueillis au nécessaire. Tout incident de confidentialité doit être consigné à un registre, même s'il ne présente pas de risque sérieux (art. 3.8 de la Loi) ; la RPRP tient ce registre. Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous devons prendre les mesures raisonnables pour diminuer ce risque et éviter qu'il se reproduise, et aviser avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées (art. 3.5 de la Loi).

Vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels : • Accès : savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et en obtenir copie (art. 27) ; • Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque (art. 28) ; • Portabilité : recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (art. 27) ; • Faire cesser la diffusion d'un renseignement qui vous concerne ou retirer le lien qui y mène, dans les conditions prévues à l'article 28.1 ; • Suppression, sur demande, dans la mesure permise par la Loi (art. 28) et sous réserve de notre politique de conservation ; • Retrait de votre consentement, en tout temps. Votre demande doit être faite par écrit au RPRP (par courriel ou par la poste, coordonnées ci-dessous) et accompagnée d'une preuve de votre identité (art. 30). Nous y répondons par écrit dans les 30 jours de sa réception ; sans réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée (art. 32). L'accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en indiquons le montant approximatif avant d'y procéder (art. 33). Si nous refusons votre demande, nous motivons notre refus et vous indiquons vos recours (art. 34) ; vous pouvez alors demander à la Commission d'accès à l'information d'examiner le désaccord, dans les 30 jours du refus ou de l'expiration du délai (art. 42 et 43). Plaintes : écrivez au RPRP. Nous accusons réception de votre plainte dans les 10 jours ouvrables et y répondons par écrit dans les 30 jours ouvrables. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741.

Les fournisseurs nommés plus haut — Cloudflare, Google, HubSpot, Sanity, Stripe, Twilio et ElevenLabs — sont établis aux États-Unis ou y exploitent leurs services. Des renseignements personnels peuvent donc être traités à l'extérieur du Québec. L'article 17 de la Loi exige, avant de communiquer un renseignement à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (une analyse des risques pour votre vie privée) et une entente écrite. Cette évaluation a été réalisée pour HubSpot ; elle est en cours pour les autres fournisseurs. Vous pouvez demander au RPRP des renseignements à ce sujet. Notre outil de mesure Rybbit est hébergé par DictIA au Québec. Ces entreprises sont soumises aux lois du pays où elles exercent leurs activités, y compris à des demandes d'accès d'autorités publiques étrangères. DictIA ne peut pas garantir l'absence de tout accès par une autorité étrangère.

Rôles et responsabilités : • La responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) approuve les politiques et les pratiques de gouvernance des renseignements personnels ; la direction veille à leur application. • La RPRP est le point de contact unique : elle traite les demandes d'accès et de rectification ainsi que les plaintes, évalue et déclare les incidents de confidentialité, tient les registres, mène les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et surveille les fournisseurs. • La personne responsable de la technologie met en œuvre les mesures de sécurité et les règles de conservation et de destruction. • Toute personne qui a accès à des renseignements personnels doit recevoir une formation avant cet accès, puis une mise à jour chaque année. Lorsque nous modifions cette politique, nous affichons un avis sur cette page, avec la date de la nouvelle version (art. 8.2 de la Loi).